9 Consejos para adquirir un sistema de Facturación Electrónica ¿Cual es la mejor opción?

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Si estas evaluando adquirir un sistema de ventas o Facturación Electrónica, toma nota de estos consejos  a continuación que te ayudaran a tomar una decisión mas adecuada.

Resumen:

  • Debes evaluar si requieres usar un sistema web, de escritorio o excel según las necesidades de tu empresa, si cuentas con varios puntos de venta seria recomendable que utilices una solución web que te permita acceder desde cualquier punto a tu sistema y consultar los datos.
  • Se sugiere trabajar con proveedores de sistemas formales que cuenten con una empresa y experiencia en el servicio, en algunos casos adquirir un sistema de programadores independientes no te brindan el soporte adecuado, puesto que no cuentan con un equipo de trabajo que brinde el soporte, deberás esperar que te atienda.
  • Evalúa si requieres solo la facturación electrónica o también necesitas controlar inventarios, cuentas por cobrar, por pagar, ganancias, contabilidad y costos. Algunos sistemas cuentan todas estas opciones, pero tienen otro costo.
  • Si vas a optar por una solución completa(un sistema completo) debes evaluar el tipo negocio y la cantidad de personas que van a utilizar el sistema, muchas veces se adquiere un sistema y la empresa no cuenta con el personal suficiente para realizar las tareas que el sistema requiere, ejemplo: la empresa adquiere un sistema que para ingresar los productos requiere generar una orden de compra, luego pasar por almacén, tesorería y contabilidad, pero la empresa solo cuenta con una sola persona para esta labor.

Consejos:

1. El tipo de sistema que debes elegir

Existen distintas soluciones en el mercado entre ellas mencionamos las mas importantes:

Sistemas de facturación electrónica Web
Sistemas de escritorio
Sistemas integrados
Sistemas en excel con macros

2. El soporte y la empresa que brinda el servicio

Debes escoger una empresa que tenga respaldo en el mercado, muchas veces se adquiere software de programadores independientes y en algunos casos no te brindan el soporte, puesto que no cuentan con personal ni un equipo que te ayude a resolver los inconvenientes que se presentan, tendrás que esperar que tu programador atienda tu requerimiento y esto puede tardar un poco, esto genera cierta dependencia y retrasa la labor en tu negocio.

3. El volumen de operaciones y numero de tiendas en que usarás el sistema

Debes considerar cuantas personas usaran el sistema, en algunos casos la empresa es pequeña y cuenta con una sola tienda o punto de venta, en estos casos no es necesario adquirir un sistema tan grande y costoso, bastará con adquirir  un modulo básico que cumpla con emitir los comprobantes electrónicos(Facturas, Boletas, Guías).

No obstante, si cuentas con un volumen alto y varios puntos de venta, necesitarás un sistema que funcione en cada uno de estos puntos de emisión y será necesario consultar a tu proveedor el costo que esto implicará.

4. El inventario de tu negocio

Evalúa si sólo requieres cumplir con la facturación electrónica o si necesitas tener un control de inventario de tu negocio, existen alternativas de sistema que incluyen el inventario y otras que sólo te brindan el servicio de facturación, cada una tienen un costo distinto.

5. Ya cuentas con un sistema de ventas

Si ya cuentas con un sistema de ventas debes evaluar el costo que implicara migrar a facturación electrónica en tu propio sistema de ventas con adquirir un sistema nuevo. Muchas veces se utilizan dos sistemas uno para el inventario y el otro para la facturación electrónica lo que duplica las tareas para el control del inventario.

6. El tipo de negocio en el que usarás el sistema

No es lo mismo adquirir un sistema para una empresa comercial que uno para un restaurante, debes analizar cuidadosamente cual es la alternativa que tu proveedor te ofrece, en un restaurante por ejemplo, será necesario que cuentes con acceso al sistema en pantallas táctil, un sistema de de escritorio es posible que no te brinden esa solución.

 
7.  Evaluar la forma de envió de los comprobantes Electrónicos en el sistema

Existen tres formas para el envió de los comprobantes electrónicos:

7.1. Envió directo desde el sistema del contribuyente a la SUNAT

Esta opción es principalmente utilizadas por aplicaciones de escritorio, el envió se realiza de manera directa desde el sistema del cliente hacia la SUNAT, y se recibe la respuesta de aceptación del comprobante electrónico-CDR. Esta alternativa suele ser mas rápida y eficiente. En el caso de los proveedores de servicios Electrónicos ya se encuentran homologados y habilitados para realizar este servicio.

7.2.Envió mediante el Facturador SUNAT SFS

Por esta opción  se envía mediante la interfaz Facturador SUNAT quien recibe los comprobantes electrónicos, los acepta o los rechaza, esta opción se recomienda cuando no se emite gran cantidad de documentos,  ya que esta opción suele ser un poco mas lenta ,en algunos casos se satura, en otros casos será necesario que se realice el envió manual, es decir dando clic en la opción del sistema para el envió.
Envió mediante OSE (Operadores de servicios Electrónicos)

8. Capacitar al personal

Debes considerar que el personal encargado debe estar capacitado sobre la emisión electrónica, muchas veces el personal emite los comprobantes  y no realiza los envíos a la SUNAT, si bien los sistemas cuentan con envió automático,esto a veces puede fallar y el personal encargado debe estar capacitado.

9. Evalúa lo que el proveedor te ofrece y los costos

Solicita una cotización a tu proveedor donde indique que es lo que incluye el sistema y los módulos con los que cuenta, solicita demos donde puedas revisar la funcionalidad del sistema y que se adecue a tu negocio y forma de trabajo. Si estas obligado a llevar inventarios valorizados según la SUNAT deberás evaluar que el sistema cuente con dicha alternativa.

Escrito por CPC Roger Hernández Romero(12.03.2020)

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